PROSES
MANAJEMEN PROYEK
Siklus
PDCA
PDCA adalah singkatan
dari PLAN, DO, CHECK dan ACTION yaitu siklus peningkatan proses (Process
Improvement) yang berkesinambungan atau secara terus menerus seperti lingkaran
yang tidak ada akhirnya. Konsep siklus PDCA (Plan, Do, Check dan Action) ini
pertama kali diperkenalkan oleh seorang ahli manajemen kualitas dari Amerika
Serikat yang bernama Dr. William Edwards Deming.
Berikut ini adalah
penjelasan singkat mengenai siklus PDCA (PDCA Cycle) :
§
PLAN (MERENCANAKAN)
Tahap PLAN adalah tahap untuk menetapkan
Target atau Sasaran yang ingin dicapai dalam peningkatan proses ataupun
permasalahan yang ingin dipecahkan, kemudian menentukan Metode yang akan
digunakan untuk mencapai Target atau Sasaran yang telah ditetapkan tersebut.
Dalam Tahap PLAN ini juga meliputi pembentukan Tim Peningkatan Proses (Process Improvement Team) dan melakukan
pelatihan-pelatihan terhadap sumber daya manusia yang berada di dalam Tim
tersebut serta batas-batas waktu (Jadwal) yang diperlukan untuk melakukan
perencanaan-perencanaan yang telah ditentukan. Perencanaan terhadap penggunaan
sumber daya lainnya seperti Biaya dan Mesin juga perlukan dipertimbangkan dalam
Tahap PLAN ini.
§
DO (MELAKSANAKAN)
Tahap DO adalah tahap penerapan atau melaksanakan
semua yang telah direncanakan di Tahap PLAN
termasuk menjalankan proses-nya, memproduksi serta melakukan pengumpulan data (data collection) yang kemudian akan
digunakan untuk tahap CHECK dan ACTION.
§
CHECK (MEMERIKSA)
Tahap CHECK adalah tahap pemeriksaan dan
peninjauan ulang serta mempelajari hasil-hasil dari penerapan di tahap DO. Melakukan perbandingan antara hasil
aktual yang telah dicapai dengan Target yang ditetapkan dan juga ketepatan
jadwal yang telah ditentukan.
§
ACTION (MENINDAK)
Tahap ACTION adalah tahap untuk mengambil
tindakan yang seperlunya terhadap hasil-hasil dari tahap CHECK. Terdapat 2 jenis Tindakan yang harus dilakukan berdasarkan
hasil yang dicapainya, antara lain :
1.
Tindakan
Perbaikan (Corrective Action) yang
berupa solusi terhadap masalah yang dihadapi dalam pencapaian Target, Tindakan
Perbaikan ini perlu diambil jika hasilnya tidak mencapai apa yang telah
ditargetkan.
2.
Tindakan
Standarisasi (Standardization Action)
yaitu tindakan untuk men-standarisasi-kan cara ataupun praktek terbaik yang
telah dilakukan , Tindakan Standarisasi ini dilakukan jika hasilnya mencapai
Target yang telah ditetapkan.
Siklus tersebut akan
kembali lagi ke tahap PLAN untuk
melakukan peningkatan proses selanjutnya sehingga terjadi siklus peningkatan
proses yang terus menerus (Continuous
Process Improvement).
Proses Project Scope Management
Inisiasi
Proyek (Project Initiation)
a)
Definisi
Project Initiation
Inisiasi proyek (project initiation) adalah tahap awal
(pertama kalinya) suatu proyek dimulai. Dalam artian memberikan gambaran global
suatu proyek dalam bentuk defenisi proyek yang berisi ruang lingkup proyek,
tujuan proyek, waktu pengerjaan proyek, biaya proyek dan informasi umum
lainnya.
b)
Tujuan
Project Initiation
o
Menentukan
tujuan proyek secara rinci
o Mengidentifikasi
faktor-faktor penentu keberhasilan (critical
success factor) untuk pelaksanaan proyek.
o
Menentukan
ruang lingkup proyek, jadwal proyek, kebutuhan sumber daya proyek secara garis
besar, asumsi proyek, serta batasan-batasan proyek sebagai acuan dalam membuat
perencanaan manajemen proyek (project
management plan)
o
Menentukan
kriteria keberhasilan proyek
c)
Mekanisme
Project Initiation
o
Pemilik
proyek (project owner) memberi
penugasan (assigment) kepada manajer
proyek (project manager) dan tim
proyek (project team).
o
Manajer
proyek dan tim proyek secara bersama-sama membuat defenisi proyek (project defenition) dan disetujui oleh
pemilik proyek.
o
Defenisi
proyek yang telah dibuat, selanjutnya akan dijadikan sebagai acuan atau
landasan dalam pembuatan perencanaan manajemen proyek (project management plan).
Perencanaan
Proyek (Project Planning)
a)
Definisi
Project Planning
Perencanaan proyek
secara umum berisi : tujuan dan ruang lingkup proyek (scope manajemen), waktu pengerjaan atau jadwal proyek (time management), rencana anggaran biaya
proyek (cost management), kualitas
proyek (quality management), sumber
daya proyek (resource management),
manajemen risiko (risk management),
perencanaan komunikasi (communication
management), pengadaan (procurement
management), serta integrasi (integration
management).
b)
Tujuan
Project Planning
o
Mendefenisikan
ruang lingkup proyek.
o
Membuat
detail jadwal pelaksanaan proyek.
o
Menentukan
alokasi dana yang dibutuhkan proyek.
o
Menetapkan
prosedur dan mekanisme pengontrolan proyek.
o
Menentukan
kualifikasi, peran dan tanggung jawab, serta jumlah personil yang dibutuhkan
untuk melaksanakan proyek.
o Mengidentifikasi
risiko-risiko proyek dan menentukan tindakan penanggulangannya. (project risk management)
o Membuat
perencanaan komunikasi selama pelaksanaan proyek (communication management).
o
Menentukan
dan menyetujui project baseline yang
akan menjadi acuan untuk mengukur kinerja proyek.
c)
Mekanisme
Project Planning
o
Manajer
proyek bersama-sama dengan tim proyek mempelajari kembali defenisi proyek.
o
Membuat
perencanaan manajemen proyek (project
management plan) berdasarkan defenisi proyek yang telah dibuat.
o Persetujuan
dari pemilik proyek, bahwa project
management
Pelaksanaan Proyek (Project Execution)
a) Definisi
Project Execution
Project execution
adalah tindak lanjut dari apa yang telah dituangkan dalam project management plan.
b) Tujuan
Project Execution
o Merealisasikan perencanaan proyek dan
tertuang dalam perencanaan manajemen proyek (project management plan).
o Mengoordinasikan kinerja tim proyek dan juga
mengoptimalkannya, serta pemanfaatan sumber daya non-personil.
o Merealisasikan perubahan perencanaan proyek
yang telah disetujui.
c) Mekanisme
Project Execution
o
Manajer proyek dan tim proyek membentuk
kerjasama tim selama proyek berlangsung, atau sering disebut dengan pembentukan
team building.
o
Manajer proyek dan tim proyek melaksanakan
semua tugas yang sudah tertuang di dalam project
management plan.
o
Membuat laporan pelaksanaan proyek.
o
Mendapatkan persetujuan atau approval untuk setiap fase pekerjaan
atau deliverable proyek yang telah
diselesaikan.
Pengontrolan Proyek (Project Controlling)
a) Definisi
Project Controlling
Project controlling
adalah pengontrolan terhadap kegiatan atau aktivitas-aktivitas suatu proyek.
Mengontrol apakah langkah demi langkah dalam pelaksanaan kegiatan proyek tersebut sudah sesuai dengan yang telah ditentukan seperti pada project management plan yang telah dibuat. Juga
mengecek apakah kegiatan proyek yang dilaksanakan sudah sesuai dengan estimasi
dan rencana awal, serta sesuai dengan target atau belum. Bila belum action atau tindakan apa yang harus
dilakukan agar tujuan proyek bisa terpenuhi.
b) Tujuan
Project Controlling
o
Memastikan pencapaian tujuan proyek apakah
sesuai dengan target yang telah ditentukan.
o
Mengontrol pelaksanaan proyek agar sesuai dengan
estimasi dan rencana awal. Dengan melakukan kontrol diharapkan adanya
masukan apakah project management plan
perlu di-update atau tidak.
c) Mekanisme
Project Controlling
o
Kontrol terhadap waktu, cakupan dan mutu.
o
Kontrol terhadap biaya
o
Membuat laporan tentang kemajuan proyek
o
Jika diperlukan adakan perubahan rencana.
Penutupan Proyek (Project Closure)
a) Definisi
Project Closure
Project closure merupakan
akhir dari serangkaian kegiatan proyek. Pada intinya tahapan penutupan proyek (project closure) adalah memberikan
laporan tentang hasil-hasil apa saja yang diperoleh dari suatu rangkaian
aktivitas proyek yang telah dilaksanakan yang dituangkan dalam bentuk dokumen
laporan.
b) Tujuan
Project Closure
o
Secara formal mengakhiri proyek dengan semua
pihak yang terlibat di dalam suatu proyek.
o
Mengakhiri penugasan anggota tim proyek.
c) Mekanisme
Project Closure
o
Manajer proyek melakukan serah terima hasil
pekerjaan berupa: laporan pelaksanaan pekerjaan, laporan penyelesaian
pekerjaan, BA penyelesaian pekerjaan, BA serah terima pekerjaan.
